Comment réussir sa migration de Salesforce vers Hubspot CRM

Le CRM, pour Customer Relationship Management, est un outil indispensable et structurant pour toute entreprise. Et lorsque survient la question du choix de l’outil, il existe un grand nombre de solutions disponibles pour centraliser et gérer l’ensemble de vos informations client et prospect.

Si Salesforce est souvent cité parmi les CRM phares du marché, et notamment pour ses grandes possibilités de personnalisation qui permettent de gérer de multiples marchés et business units au sein d’une même instance, il s’avère ne pas toujours être la meilleure solution pour un grand nombre d’entreprises (trop complexe, trop coûteux, mal adopté, etc).

Alors quand le constat sur l’utilisation du CRM est amer : donnée mal renseignée, outil peu ou mal utilisé, paramétrage en décalage avec les besoins, difficulté à visualiser rapidement les performances de l’équipe, etc : c’est là qu’intervient la question du changement de CRM.

Puisque nous avons accompagné plusieurs clients dans la migration CRM de Salesforce vers HubSpot, nous avons décidé de vous aider à aborder ce projet sereinement, en répondant à quelques questions qui nous sont fréquemment posées : 

• Quels sont les bénéfices d’une migration de Salesforce vers HubSpot ?
• Comment procéder à la migration de Salesforce vers HubSpot pour obtenir une data de qualité ?
• Comment éviter les erreurs les plus fréquentes lors de la migration Salesforce vers HubSpot ?

Pourquoi migrer de Salesforce à HubSpot ? 

Avant de parler des étapes de la migration, voyons ensemble les raisons qui peuvent expliquer votre besoin de migrer de Salesforce vers HubSpot :

1) Opter pour un CRM plus intuitif et plus facile à utiliser. 

L'une des premières raisons qui poussent nos clients à quitter Salesforce est la complexité du logiciel. Pour qu’un CRM soit efficace, il est indispensable qu’il soit utilisé par l’entièreté des équipes commerciales. Or, si Salesforce est un outil qui offre de nombreuses possibilités, il arrive régulièrement que l’outil soit mal adopté par les équipes : outil sur-dimensionné par rapport à l’utilisation faite, manque de formation sur des équipes qui ont vécu beaucoup de turnover, etc. 

2) Choisir une solution CRM qui accompagne votre croissance. 

Si l’implémentation d’un CRM est une étape clé pour toute organisation, force est de constater que les besoins évoluent à mesure que l’entreprise croît. Aussi, il est nécessaire de penser long terme et d’opter pour une solution qui pourra évoluer au rythme de votre croissance et de vos nouveaux besoins. Si HubSpot permet de créer des propriétés, des pipelines, des automatisations ou encore des objets customs très facilement et en toute autonomie, Salesforce nécessitera à contrario souvent l'intervention d’un intégrateur pour faire évoluer le paramétrage de votre outil.

3) Besoin de rationaliser les coûts. 

Entre le coût de la technologie, le coût de l’intégration et de la formation, un projet CRM est un véritable investissement. Or dans une logique de rationalisation des coûts, les frais de gestion techniques et de support qui peuvent être liés à Salesforce peuvent encourager nos clients à repenser leur stack technique et à chercher des solutions moins coûteuses.

4) La valeur ajoutée d'HubSpot 

Hubspot est souvent le CRM que nous recommandons pour répondre à ces besoins. Parce qu’il est simple d’utilisation et facile à paramétrer, il a pu permettre à nos clients d’atteindre progressivement l’autonomie recherchée, et d’avoir un CRM qui puisse évoluer avec leurs besoins sur le long terme.

En proposant des formations en libre accès, un paramétrage en autonomie, et un prix évolutif  avec des utilisateurs payants et gratuits selon l’utilisation qui est faite du logiciel, HubSpot est également la solution idéale pour les entreprises en pleine croissance.

Enfin, la philosophie unique d’HubSpot qui consiste à aligner les équipes marketing, sales et service autour d’une base de données commune pour avoir une visibilité sur l’ensemble des interactions clients avec l'entreprise est également un véritable point fort pour les organisations en quête d’alignement marketing- sales.

Comment préparer sa migration de Salesforce à Hubspot ?

Si vous avez décidé de migrer de Salesforce vers HubSpot pour les raisons évoquées précédemment, sachez que la migration de votre CRM n’est pas à prendre à la légère et que tout le travail préparatoire que vous effectuerez en amont de la migration vous permettra de garantir son succès.

1) Définir le cahier des charges de votre projet CRM 

La première des choses à faire est d’analyser ses besoins précisément, tant en termes de business, qu’en termes de gestion des données et de gouvernance. Voilà quelques questions que vous pouvez vous poser : 

• Quels sont mes objectifs business et comment le CRM peut m’aider à y répondre ?
• Quelles sont les particularités de mon business model et comment ai-je besoin que la data apparaisse dans mon futur CRM ?
• Quelle est la volumétrie de data à migrer ?
• Quelle est la qualité de mes données actuelles ? Sont-elles exploitables ?
• Mes propriétés sont-elles standard ou custom ?
• Quelles équipes seront impactées par le changement de CRM?
• Qui doit avoir accès à quelles données ?
  

2) Choisir le niveau d'abonnement HubSpot qui correspond à vos besoins 

HubSpot offre plusieurs niveaux d’abonnement avec des fonctionnalités variées. Alors pour avoir le meilleur retour sur investissement, prenez le temps d’identifier le niveau d’abonnement qui correspondra le plus à vos besoins.

3) S’assurer d’avoir une équipe projet disponible et impliquée

L’implémentation d’un CRM étant un projet structurant, il est important de créer une équipe dédiée à la gestion de ce projet. Voici quelques bonnes pratiques à suivre : 

• Intégrez à cette team responsable du projet une personne de chaque équipe utilisatrice du futur CRM pour anticiper leurs besoins et leurs use cases
• Impliquez la direction dès le début pour que le management soit porteur du projet et que la liste des besoins n’évolue pas en cours du projet
• Assurez-vous d’avoir les ressources nécessaires pour la bonne implémentation du projet
  

4) Se poser les bonnes questions sur ce que l'on souhaite migrer

L'une des erreurs les plus fréquentes est de vouloir absolument tout migrer. Or pour améliorer ses pratiques et la qualité de la donnée, nous conseillons de ne pas simplement copier-coller ce qui était fait dans le précédent CRM. Au contraire, la migration est l'occasion de remettre à plat ses process et de faire du tri dans la donnée qui sera migrée.

Il est également crucial de prévoir une roadmap avec toutes les actions nécessaires à ce projet, et de choisir le moment le plus opportun pour lancer la migration, tout en prenant en compte le temps que celle-ci prendra.

Pour une présentation plus détaillée de la préparation et des étapes de la migration, n’hésitez pas à regarder le replay de notre webinar : “Comment réussir sa migration Salesforce Hubspot”.

Les étapes de votre migration CRM de Salesforce vers HubSpot : 

Pour que le paramétrage de votre CRM réponde au mieux  à vos objectifs initiaux, voici les étapes que nous vous conseillons de suivre : 

1) Expression des besoins et revue des use case

Après avoir défini vos besoins dans votre phase préparatoire : enjeux business, volumétrie à migrer, qualité de la data à améliorer, gouvernance à prévoir, intégrations à anticiper, il sera également important de vous pencher sur vos use cases.

En effet, un projet de migration est également l’occasion de repenser les process existants afin que vos équipes atteignent leurs objectifs de manière optimale. Vous pouvez par exemple repenser les étapes de vos pipelines, vos worfklows, votre process de gestion des leads entrants afin de les paramétrer différemment dans votre nouveau CRM.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de documenter vos 5 à 10 cas d’usages principaux pour pouvoir veiller à ce que le paramétrage d’HubSpot réponde au mieux à vos besoins. 

Rappel : pour veiller à la bonne adoption de votre outil, il est une fois de plus nécessaire d’impliquer les bonnes personnes dans la définition des cas d’usages afin qu’il n’y ait pas d’objections au moment du déploiement.

2) Le plan de déploiement technique 

Avant d’effectuer la migration, il est nécessaire de prévoir un plan de déploiement technique, afin d’anticiper chacune des étapes de la migration.

On anticipe par exemple de configurer HubSpot en fonction des process établis, du Data Model déterminé ensemble, de la gouvernance, des règles d’attribution des contacts, du reporting, etc.

Chez Markentive nous aimons proposer un plan de déploiement technique le plus complet possible avec des owners clairement définis pour un suivi optimal de la migration.  

3) Migration et recette 

Une fois tout ce travail préparatoire effectué, nous pouvons passer à la migration et à sa recette : 

• Paramétrage du compte : SSO, 2FA, etc
• Gouvernance : créer les utilisateurs, équipes, rôles
• Créer le modèles de données dans HubSpot
• Migrer les données 
• Connecter les intégrations native
• Réaliser les intégrations custom API
• Mettre en place les automatisations (Tâches, notifications, leads attribution)
• Créer les Dashboards et Reportings

Pour migrer votre donnée, plusieurs options s’offrent à vous :

• Si vous souhaitez conserver votre modèle de données et que votre donnée est qualitative, vous pouvez utiliser l’outil de synchronisation natif proposé par HubSpot. Cela est sans aucun doute la solution la plus simple et la plus rapide.

• Si vous avez besoin de retravailler votre modèle de données ou de retraiter vos données pour qu’elles soient plus fiables et exploitables, vous allez devoir passer par l’export puis l’import d’un fichier manuel qui aura été retraité entre temps. Cela vous permettra d’avoir une donnée bien plus qualitative, même si le retraitement manuel est forcément plus fastidieux.

• Enfin, si en plus de migrer vos contacts, comptes et opportunités vous souhaitez migrer vos activités, vos tâches ou encore vos appels et emails, vous pourrez opter pour un outil tiers tel que Trujay. 

Vous changez de CRM ? Découvrez également nos conseils pour la migration de vos données vers Hubspot.

4) Formation des équipes

Lorsqu’on change de CRM, un point vital de la démarche est la formation des équipes à l’utilisation du nouvel outil. HubSpot est en effet plus intuitif que la plupart des CRM, mais il est toutefois nécessaire de s’y former pour s’assurer d’utiliser au mieux ses fonctionnalités, et ne pas se retrouver avec un CRM mal adopté ou mal utilisé. 

Chez Markentive, pour chaque projet CRM nous organisons des formations d’une journée ou d’une demi journée selon la maturité de vos équipes. Cela vous permet une fois de plus de veiller à la bonne adoption de votre outil par vos équipes. De plus, Markentive est certifié Qualiopi et nos formations peuvent être entièrement financées par votre OPCO. 

Les bonnes pratiques pour réussir son projet de migration

Pour terminer, nous vous partageons une checklist des bonnes pratiques à mettre en place quand vous effectuez une migration, ainsi qu'un article sur le sujet. 

Ce qu'il faut retenir

La migration d'un outil CRM à un autre est un projet stratégique qu’il convient d’anticiper et de préparer.

Ayant accompagné des centaines de clients dans l’implémentation de la solution HubSpot, nous avons développé une réelle expertise tant dans le cadrage des besoins, que dans le paramétrage sur mesure de la solution, l’intégration de votre outil avec vos outils tiers et l’accompagnement des équipes pour une bonne adoption.

Si vous avez un projet de migration CRM et que vous souhaitez vous faire accompagner, n’hésitez pas à contacter l’un de nos consultants experts. 

Vous pouvez également consulter nos cas client pour en savoir plus sur nos projets CRM.  Et si vous hésitez encore à choisir Hubspot en nouveau CRM, lisez notre article sur les 8 raisons de choisir Hubspot pour finir de vous convaincre !