Webinar : 7 étapes pour l’organiser

Webinar : 7 étapes pour l’organiser

Pour savoir comment mettre en place un séminaire interactif, voici 7 étapes à suivre !

#1 Définir les objectifs du webinar

Le webinar  peut remplir plusieurs objectifs. Vous devrez clairement les identifier pour votre présentation, afin de tourner votre discours et vos arguments dans le bon sens. Si vous cherchez à fidéliser la clientèle, insistez sur les nouveaux produits, qui iront en complément de ceux qu’ils ont peut être déjà acheté. Par contre, pour transformer des contacts en clients, mieux vaut axer le débat sur vos méthodologies et le savoir faire de votre entreprise, et vous adresser à des contacts qualifiés qui sont arrivés à maturité : ils ont par exemple téléchargé des livres blancs sur votre site, semblent avoir identifié leur problème et cherchent à présent avec quel prestataire ou produit ils vont pouvoir y répondre. Les webinars sont habituellement des offres premium à forte valeur ajoutée qui vous permettent de vous adresser à des contacts intéressants pour votre entreprise.

Des objectifs ciblés vous aideront aussi à mieux communiquer sur votre webinar, pour inciter des personnes qualifiées à s’inscrire.

#2 Choisir un thème vendeur pour votre webinar

La première étape pour « vendre » votre webinar est de prendre un sujet qui va attirer une audience intéressante pour vous. Pour cela, vous devez réfléchir sur les services que vous proposez et voir comment animer un atelier autour de l’un d’eux. Par exemple, nous pourrions organiser un webinar pour aider les entreprises à mettre en place leur stratégie Inbound Marketing, qui expliquerait cette notion, en quoi elle est utile pour les entreprises, et quelles sont les méthodes pour lancer une campagne efficace. Mais nous pourrions également faire un atelier sur la mise en place d’une campagne de marketing automation avec la présentation d’un cas client. Dans les deux situations, les cibles sont différentes et s’adressent à des listes de contacts différentes.

Il faut évidemment que le contenu soit pensé rapidement, afin d’être certain d’avoir choisi un thème qui apportera de la valeur ajoutée aux participants. L’objectif est d’attirer une audience ciblée, qui quittera votre conférence avec des réponses à ses questions et si possible, une envie de les résoudre à vos cotés. 

#3 Mettre en place une stratégie de Content Marketing

Avant d’organiser un webinar, il est recommandé d’avoir fait ses preuves sur la toile ! Pour cela, habituez votre cible à régulièrement voir des contenus provenant de votre entreprise sur un blog, sur les réseaux sociaux… Vous pouvez aussi rédiger des livres blancs dans un premier temps, afin de tester leur impact et d’analyser ceux qui remportent le plus de succès.

Publier régulièrement du contenu vous aidera à gérer votre e-réputation et à augmenter votre audience. Ainsi, lorsque vous lancerez votre séminaire en ligne, vous aurez déjà une solide base de lecteurs avec différentes problématiques prêts à s’inscrire.

#4 Fixer le rendez-vous au bon moment

Si vous voulez que votre webinar soit un succès, vous allez devoir choisir parfaitement la date et l’horaire. Par exemple, les week-ends risquent d’attirer peu de monde ! Les lundi et vendredi sont des journées chargées ou prises en congés, tandis que le mercredi est parfois non travaillé par les parents. Le mardi et le jeudi s’imposent donc comme les meilleures journées pour organiser votre conférence 2.0.

Pour éviter de perturber la journée des participants, il est recommandé de choisir un horaire en début d’après-midi ou en fin de journée. 13h ou 17h sont donc des horaires parfaits pour débuter votre webinar.

#5 Créer une page dédiée au webinar sur votre site

Il faut ensuite communiquer, communiquer et encore communiquer sur votre webinar pour attirer des participants. Pour commencer, vous devez créer une landing page sur votre site internet, qui présente le thème de votre webinar, son contenu, ses intervenants, la date et l’heure, ainsi que l’outil utilisé pour participer à la conférence. N’hésitez pas à proposer une procédure détaillée sur la façon de s’y connecter.

Cette landing page doit vendre votre séminaire interactif, alors, illustrez les intervenants avec leur photo, détaillez le programme de manière structurée et aérée… La page aussi doit contenir des call-to-action pour inciter les visiteurs à s’inscrire rapidement. Si les places sont limitées, dites-le, cela permettra à certains internautes de s’inscrire plus vite.

Exemple d'une landing page réussie pour promouvoir son webinaire

#6 Communiquer sur tous les canaux à propos de votre webinar

Pour attirer un maximum de participants, vous devez parler de votre webinar sur les réseaux sociaux et sur votre blog. Faites des articles qui abordent en partie le thème principal de votre conférence et positionnez des call-to-action invitant les lecteurs à s’inscrire.

Orange parle de son webinar sur les réseaux sociaux

Si vous faites intervenir plusieurs orateurs, demandez-leur aussi de promouvoir le séminaire interactif sur leur blog et sur leurs réseaux sociaux. Vous pouvez même opter pour de la publicité sur Twitter, Facebook et/ou Linkedin, ainsi que mener une campagne Adwords pour élargir votre audience.

#7 Envoyer des mails de remerciement et de rappel

Préparez votre stratégie d’emailing avant, pendant et après l’inscription au webinar. Si votre conférence s’adresse à des prospects, prenez votre base de données de prospection et envoyez-leur une invitation.

Lorsqu’une personne s’inscrit, la politesse impose de lui envoyer un email de remerciement. Mais c’est aussi une façon pour elle de recevoir une confirmation de son inscription.

Enfin, envoyez des rappels à quelques jours du webinar pour être certain que les inscrits seront présents. Vous pouvez aussi envoyer un rappel aux prospects qui n’ont pas encore répondu à votre invitation.

Bonus : Les outils pour organiser un webinar

Pour organiser un webinar, il faut quelques moyens techniques, mais rien de bien compliqué. Il existe des logiciels spécialisés comme GoToWebinar, qui offre toutes les solutions pour la création de votre séminaire en ligne. Il vous aide à créer une landing page, à envoyer les invitations et vous permet de configurer tous les aspects techniques de la connexion. Il propose même une évaluation précise des participants, des interactions, etc. Mais vous pouvez également vous tourner vers Mikogo, Adobe Connect ou encore Webex.

Google Hangouts peut aussi être utilisé pour la mise en œuvre de votre webinar. Il propose toutes les fonctionnalités nécessaires à la réunion : mise en contact par voie orale et tchat, partage d’écran, travail en mode collaboratif… Par contre, il est limité à 10 participants. À réserver pour vos séances en comité restreint.

Enfin, vous pouvez aussi vous tourner vers Skype, qui permet aussi de réaliser des webinars de manière professionnelle. Cependant, les participants doivent impérativement télécharger le logiciel et créer un compte pour l’utiliser. Cela peut-être fastidieux et freiner la participation. À réserver plutôt à des webinars en toute intimité, avec des contacts que vous connaissez déjà. Dès notre expérience, ce n’est pas la solution la plus fiable…

 

Organiser un webinar est un moyen d’être reconnu dans son secteur et d’accroître sa notoriété, pour attirer de nombreux contacts qualifiés. Si vous réfléchissez à votre stratégie, que vous choisissez un thème porteur et que vous communiquez suffisamment, vous vous assurerez le succès de votre conférence ! Rapprochez-vous de nous pour mettre vos webinaires en place !

cta-inboud

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